ご相談前に確認していただきたいこと
古い業務アプリや社内ツールについてご相談いただく際、最初から詳しい資料や仕様書が揃っている必要はありません。
現在困っていること、対象となるアプリやファイル、利用状況などを分かる範囲でお知らせいただければ、確認すべき点を一緒に整理していきます。
このページでは、ご相談前に確認しておくと初回確認がスムーズになる項目をまとめています。
ただし、すべてを揃えてからでないと相談できない、という意味ではありません。
作成者が退職している、仕様書がない、ファイルの中身が分からない、どこから確認すればよいか分からない、という状態でもご相談いただけます。
対象となるアプリやファイルの種類
まず、どのようなものについて困っているかを確認します。
例
- Excelマクロ、Excel VBA
- Accessアプリ、Accessデータベース
- VB、VB.NET、C#などで作られたWindows業務アプリ
- CSV変換ツール
- 帳票作成ツール
- 社内専用の小さな業務アプリ
- ベンダーから提示された見積書や提案書
技術名が分からなくても問題ありません。
「Excelでボタンを押すと集計される」「Accessで入力画面が開く」「古いPCでしか動かないアプリがある」といった説明でも十分です。
現在困っている内容
どのような問題が起きているかを、分かる範囲でお知らせください。
例
- エラーが出る
- 動作が重い
- 帳票や集計結果が現在の業務に合わない
- CSV取込や出力でエラーになる
- 担当者が退職して中身が分からない
- 古いPCでしか動かない
- 今後も使い続けてよいか不安
- ベンダーの見積りが妥当か分からない
エラーメッセージがある場合は、画面のスクリーンショットやエラー文があると確認しやすくなります。
どの業務で使っているか
対象となるアプリやファイルが、どの業務で使われているかを確認します。
例
- 受注管理
- 在庫管理
- 請求処理
- 顧客管理
- 売上集計
- 帳票作成
- 会計ソフトや基幹システムへのデータ連携
- 月次処理、日次処理
業務上どれくらい重要なものかを把握することで、対応の優先度やリスクを整理しやすくなります。
利用人数・利用頻度
対象となるアプリやファイルを、誰がどれくらい使っているかを確認します。
例
- 1人だけが使っている
- 複数人で共有している
- 毎日使っている
- 月末だけ使っている
- 請求時期だけ使っている
- 特定の担当者しか操作できない
利用人数や利用頻度によって、業務停止時の影響や、改修時の注意点が変わります。
作成者や保守担当者の状況
作成者や保守担当者が分かるかどうかも重要です。
例
- 作成者が社内にいる
- 作成者は退職している
- 外部業者が作ったが、現在は連絡できない
- 誰が作ったか分からない
- 以前は詳しい担当者がいたが、今はいない
作成者が不在でも、画面、帳票、ファイル構成、操作手順などから現状を整理できる場合があります。
資料や仕様書の有無
資料や仕様書があれば確認しやすくなりますが、なくてもご相談可能です。
あると確認しやすいもの
- 操作手順書
- 仕様書、設計書
- 画面や帳票のサンプル
- 出力されるExcel、PDF、CSVなど
- エラー画面のスクリーンショット
- ベンダーの見積書や提案書
- 以前の改修履歴
資料がない場合は、実際の画面や操作の流れを確認しながら整理します。
バックアップの有無
Excel、Access、古い業務アプリのいずれの場合でも、ファイルやデータが破損したときに戻せる状態かどうかは重要です。
確認しておくとよいこと
- 対象ファイルのコピーがあるか
- 定期的なバックアップがあるか
- いつの時点まで戻せるか
- 誰がバックアップを管理しているか
- 共有フォルダや外付け媒体に保存されているか
バックアップがない状態での改修はリスクが高くなるため、作業前にバックアップ方法を確認することがあります。
希望する対応範囲
最初から明確に決まっていなくても構いませんが、希望する方向があればお知らせください。
例
- まず中身を確認したい
- エラーだけ直したい
- 帳票や集計表を少し修正したい
- しばらく使えるように延命したい
- 作り直すべきか判断したい
- ベンダーへ相談する前に整理したい
- 見積りや提案内容を確認してほしい
「何を依頼すればよいか分からない」という状態でも、現在の困りごとから確認していきます。
ファイルを送る前にご相談ください
Excel、Access、業務アプリ、CSVファイルなどには、顧客情報、売上情報、個人情報、取引先情報などが含まれている場合があります。
そのため、初回のお問い合わせ時には、実ファイルやデータファイルを添付・送付しないでください。
まずは、困っている内容、対象アプリの種類、業務上の利用状況、発生しているエラーの概要などを、文章でお知らせください。
必要に応じて、内容確認後に、どの範囲をどの方法で確認するかをご相談します。
ファイル共有が必要になる場合も、個人情報や機密情報の有無、バックアップの有無、共有方法を確認したうえで進めます。
ご相談時に書いていただくとよい内容
お問い合わせフォームには、分かる範囲で以下のような内容をご記入ください。
記入例
- 対象はExcelマクロ、Access、古いWindowsアプリのどれに近いか
- どの業務で使っているか
- いつ頃から使っているか
- 何人くらいが使っているか
- どのような問題が起きているか
- エラーメッセージがあるか
- 作成者や保守担当者が分かるか
- まず何を確認したいか
すべて書けなくても問題ありません。分かる範囲で構いません。
まずはご相談ください
古い業務アプリや社内ツールの問題は、最初から整理されていることの方が少ないものです。
エラーや不具合が明確に出ている場合だけでなく、「このまま使い続けてよいのか分からない」「作成者がいないので不安」「PC入替やWindows更新後も動くか心配」といった、漠然とした不安の段階でもご相談いただけます。
対象は、Excel VBA、Access、古いWindows業務アプリ、帳票・CSV連携など、業務で使っている社内ツールや業務アプリに関するご相談をお寄せください。
作成者がいない、仕様書がない、担当者しか操作できない、ファイルの中身が分からないといった状態でも、まずは現在の状況を確認するところから始められます。
無理に資料を揃えてからではなく、分かる範囲でお気軽にご相談ください。